Telephoning is one of the activities most frequently required in everyday business life and presents language learners with major challenges. Our brief overview will give you tools for a telephone call with a customer or business partner.
Starting a call
Taking a call:
Good morning, ROSE College, Astrid speaking.
Calling:
Hello, this is Sharon from Multimedia Books.
Giving reasons for your call:
I’m calling about … / I’d like to speak to … / Could you put me through to ….
Connecting the caller:
One moment, please. I’ll try to connect you to our accounts department.
Taking and leaving messages
Saying someone isn’t there:
I’m afraid Laura is not in the office today. Can I take a message?
Leaving a message:
Could you ask her to call me back, please?
Problems
Technical problems:
I’m sorry, the connection is poor. Can I call you back?
Problems understanding:
Could you speak up a bit, please? / I’m sorry I didn’t quite catch that / Could you repeat that please?
Arranging a meeting
Asking for a meeting:
Can we schedule a meeting for next Wednesday? / How about meeting on Wednesday at 11?
Agreeing:
Yes. Wednesday is fine by me.
Suggesting an alternative:
Could we make it Thursday instead? / Would you mind meeting on Thursday?
Ending a call:
Ok, can I just confirm what we’ve agreed on?
Thank you for your help. / We’ll be in touch. / You’re welcome. Bye.
Vocabulary:
speaking – (hier) am Apparat
put through – durchstellen
connect – verbinden
I’m afraid – es tut mir leid
take a message – etwas ausrichten
speak up – lauter sprechen
catch – (hier) verstehen
repeat – wiederholen
fine by me – für mich in Ordnung
confirm – bestätigen
to be in touch – in Verbindung bleiben
you’re welcome – bitteschön
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Ein Telefonat beginnen
Anrufe entgegennehmen:
Sprachschule ROSE College, Astrid Heilmann, guten Morgen!
Anrufen:
Guten Morgen, hier spricht Sharon Miller von Multimedia Books.
Gründe für den Anruf:
Es geht um Folgendes … / Der Grund meines Anrufs ist …
Würden Sie mich bitte mit Frau Michel verbinden?
Weiterverbinden:
Einen Augenblick, ich verbinde Sie mit der Finanzabteilung.
Bleiben Sie bitte am Apparat.
Nachrichten hinterlassen / ausrichten
Sagen, dass jemand nicht am Platz ist:
Frau Michel ist in einer Besprechung / bei einem Kunden.
Kann ich etwas für Sie tun?
Kann ich ihr etwas ausrichten?
Eine Nachricht hinterlassen:
Bitte richten Sie Frau Michel aus, dass ich angerufen habe.
Bitte sagen Sie Frau Michel, dass sie mich zurückrufen soll.
Probleme
Technische Probleme: Die Verbindung ist schlecht. Kann ich Sie auf dem Festnetz zurückrufen?
Verständigungsprobleme:
Könnten Sie den letzten Satz / die Zahlen bitte wiederholen?
Könnten Sie bitte etwas lauter sprechen?
Wenn ich Sie richtig verstanden habe, …
Einen Termin vereinbaren
Um einen Termin bitten:
Darf ich Ihnen als Termin Mittwoch um 11 Uhr vorschlagen?
Zusagen:
Ja, Mittwoch passt gut.
Einen Alternativtermin vorschlagen:
Wäre ein Treffen am Donnerstag stattdessen auch möglich?
Ein Telefonat beenden
Gut, dann haben wir das besprochen. Darf ich noch einmal zusammenfassen?
Danke für Ihren Anruf. Bis Mittwoch dann!
Tschüss.
Auf Wiederhören!
